Consulter ses mails durant une réunion n'est pas forcément une mauvaise habitude

(ETX Daily Up) - Emails, textos, chats… De nos jours, les actifs disposent d’une multitude d’outils pour communiquer en entreprise. Des experts estiment toutefois que cette multiplication des canaux de communication peut avoir des impacts négatifs sur la santé des salariés et la qualité de leur travail. Des craintes que vient atténuer une nouvelle étude britannico-canadienne.

Ce travail de recherche, paru dans le journal Computers in Human Behavior Reports, porte sur ce que l’on appelle communément la "multicommunication". Ce terme désigne la propension de certains professionnels, pris dans le flux des notifications, à utiliser simultanément plusieurs outils de communication.

Il suffit de participer à n’importe quelle réunion d’entreprise pour se rendre compte que la plupart des participants envoient des mails ou des messages au lieu de participer activement à la conversation. Le dernier référentiel annuel de l’Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique quantifie ce phénomène : les actifs de l’Hexagone envoient, en moyenne, 1,1 mail par heure de réunion.

Cette pratique n’est pas seulement observée lors des plages de réunion. Au quotidien, les employés sont régulièrement interrompus dans leurs missions par une sollicitation communicationnelle et doivent "multitasker". Mais passer d’une tâche à l’autre, en un laps de temps très court, est très exigeant sur le plan cognitif. Cette manière de travailler malmène notre capacité d’attention et notre efficacité, ce qui peut devenir une source de mal-être. Multicommuniquer ? Oui, mais avec modération

Toutefois, une équipe de recherche britannico-canadienne affirme que la multicommunication peut avoir du bon. Cela peut même devenir un atout si cette pratique est directement liée à la tâche principale que doit accomplir un collaborateur. Ainsi, checker les réseaux sociaux pendant une réunion peut s’avérer utile si ce bref moment d'inattention permet de trouver des idées qui viendront enrichir la discussion. En d’autres termes, la multicommunication peut être bénéfique à celui qui s’y adonne si cela l’aide à avoir une meilleure compréhension du sujet sur lequel il travaille, ou si cela contribue à rendre ses échanges avec ses pairs plus pertinents. "À première vue, il est facile de donner une connotation négative à la multicommunication. Mais nous devons nous concentrer sur la manière dont les gens gèrent leur multicommunication plutôt que sur le comportement lui-même", déclare Jinglu Jiang, co-autrice de l’étude, dans un communiqué.

Pour ce faire, il est important que les salariés se sentent libres de ne pas être dans l’hyperréactivité. Certaines tâches sont plus complexes que d’autres, ce qui requiert un niveau de concentration supérieur. Il peut être relativement facile de répondre à un SMS quand on trie sa boîte mail professionnelle, mais beaucoup moins quand on anime une réunion. Jinglu Jiang et ses confrères estiment que les employeurs, et plus particulièrement les managers, peuvent agir pour s’assurer que la multicommunication ne devienne pas délétère. Ils peuvent, par exemple, réguler les flux de mails - surtout en interne - et soumettre les messageries instantanées à des règles visant à aménager des plages de concentration. "Une bonne gestion de ce comportement au niveau individuel et collectif fait la différence entre la multicommunication en tant que distraction et la multicommunication en tant qu'atout", affirme Jinglu Jiang dans le même communiqué.